Zoeken in documenten en mail met AI
Vind binnen seconden die ene afspraak, tekening of mail. AI doorzoekt je projectmappen en mailboxen in gewone taal, ook als je de precieze woorden niet meer weet.
Gebouwd door DataNorth AI uit Groningen, draait in je eigen omgeving
Zoeken kost meer tijd dan je denkt
Afspraken staan in mail, tekeningen in projectmappen en besluiten in bouwverslagen. Wie iets zoekt, moet weten waar het staat en hoe het heet. Dat lukt vaak niet bij oude projecten of na een overdracht.
- Zoeken in gewone taalVraag naar de afspraak over de kozijnkleur, zonder de bestandsnaam te weten.
- Mail en documenten samenEén zoekopdracht door mailboxen, projectmappen en bijlagen.
- Korte samenvattingJe ziet direct wat er in een document of mailwisseling staat.
- Binnen je eigen rechtenJe vindt alleen wat je al mocht zien.
| Taak | Handmatig | Met AI |
|---|---|---|
| Afspraak terugvinden | Mailboxen doorzoeken op trefwoord | Vraag stellen in gewone taal |
| Tekening vinden | Weten in welke map hij staat | Zoeken op inhoud |
| Mailwisseling begrijpen | Alles teruglezen | Samenvatting van de discussie |
| Overdracht van een project | Veel vragen aan de vorige projectleider | Zelf alles terugvinden |
| Oude projecten | Archief doorzoeken | Even snel als nieuwe projecten |
AI zoekt en vat samen. Je ziet altijd het originele document.
Zo zoekt AI in je documenten en mail
Kies een zoekvraag. Je ziet wat AI vindt en hoe het de resultaten samenvat.
Wat levert slimmer zoeken je op?
Vul je eigen aannames in. Kantoormedewerkers zijn vaak uren per week kwijt aan zoeken.
Rekenvoorbeeld op basis van jouw aannames, met 1.600 productieve uren per fte. In een kennismaking maken we het concreet voor jouw situatie.
Wat je krijgt
- Eén zoekbalk voor mail, projectmappen en bijlagen.
- Zoeken in gewone taal.
- Samenvattingen van documenten en mailwisselingen.
- Resultaten binnen je bestaande rechten.
Werkt met wat je al hebt
- Outlook en Exchange
- SharePoint en Teams
- Projectmappen
- PDF's en tekeningen
- Microsoft 365
- Je eigen Azure-omgeving
Zo starten we
We beginnen klein, op je eigen documenten, en leggen vooraf vast wat het moet opleveren.
- 1
Kennismaking
We bespreken hoe je dit werk nu doet en waar het vastloopt.
30 minuten - 2
Proef op eigen documenten
We testen op echte, afgeronde voorbeelden, zodat je de uitkomst zelf kunt controleren.
enkele weken - 3
Afstemmen op je werkwijze
We stemmen de AI af op je eigen terminologie, standaarden en controlepunten.
in overleg - 4
Dagelijks gebruik
Je team gebruikt de oplossing zelf, in je eigen omgeving, en we blijven bijsturen.
doorlopend
Plan een demo met je eigen documentenWe laten zien wat AI eruit haalt. Zonder verplichtingen.
Plan een demoWij werkten onder meer voor
Veelgestelde vragen over zoeken met AI
Wat is zoeken in documenten en mail met AI?
Zoeken met AI is een zoekmachine die begrijpt wat je bedoelt. Je zoekt in gewone taal door documenten, tekeningen en mail, en krijgt de juiste stukken met een korte samenvatting en een link naar het origineel.
Wat is het verschil met de zoekfunctie in Outlook?
De zoekfunctie in Outlook zoekt op woorden. AI begrijpt wat je bedoelt en zoekt ook in documenten en bijlagen. Je krijgt bovendien een samenvatting van wat er gevonden is.
Kan AI ook in tekeningen zoeken?
AI leest de tekst op tekeningen in PDF, zoals titelblokken, maten en notities. Zo vind je tekeningen op project, onderdeel of kenmerk.
Ziet iedereen dan alle mail?
Nee. AI respecteert de rechten in Microsoft 365. Je vindt alleen mail en documenten waar je al toegang toe had.
Waar blijven onze gegevens?
Bij voorkeur in je eigen Microsoft- of Azure-omgeving binnen de EU. We tekenen een verwerkersovereenkomst en werken met zakelijke AI-diensten waarbij je data niet wordt gebruikt om modellen te trainen.
Wat kost zoeken met AI?
Dat hangt af van het aantal mailboxen en mappen en de koppelingen die nodig zijn. Je krijgt vooraf een voorstel met de scope, de uren en de kosten. We beginnen met een proof of concept, zodat je met een beperkte investering ziet of het werkt.
Plan een kennismaking
In 30 minuten bespreken we je situatie en laten we zien wat AI met je eigen documenten kan. Laat je gegevens achter, dan bellen we je om een moment te plannen.
- Een eerlijk antwoord, ook als AI voor jou niet de oplossing is.
- Vooraf een voorstel met scope, uren en kosten.
- Je data blijft in je eigen omgeving, met verwerkersovereenkomst.
Liever direct bellen? 050 211 2304, op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur.