E-mailautomatisering met AI
AI leest binnenkomende mail, sorteert die per project en onderwerp en zet een conceptantwoord klaar. Facturen, tekeningen en vragen komen direct op de juiste plek.
Gebouwd door DataNorth AI uit Groningen, draait in je eigen omgeving
De mailbox is de grootste werkvoorraad van het kantoor
Facturen, tekeningen, vragen van kopers en berichten van onderaannemers komen allemaal binnen via mail. Iemand moet ze lezen, doorsturen en opslaan. Dat werk stopt nooit.
- Sorteren per projectMail herkend en gekoppeld aan het juiste project en onderwerp.
- Bijlagen op de juiste plekFacturen naar de administratie, tekeningen naar de projectmap.
- ConceptantwoordenEen voorstel voor het antwoord, in je eigen toon en met de juiste informatie.
- Niets blijft liggenMail zonder reactie of opvolging wordt gesignaleerd.
| Taak | Handmatig | Met AI |
|---|---|---|
| Mail sorteren | Handmatig per bericht | Automatisch per project en onderwerp |
| Bijlagen opslaan | Downloaden en verplaatsen | Direct in de juiste map |
| Standaardvragen beantwoorden | Elke keer opnieuw typen | Conceptantwoord klaar |
| Doorsturen naar collega's | Afhankelijk van wie het leest | Naar de juiste persoon |
| Opvolging bewaken | In het hoofd | Signaal bij mail zonder reactie |
AI sorteert en stelt voor. Je medewerker controleert en verstuurt.
Zo verwerkt AI een gedeelde mailbox
Kies een voorbeeld. Je ziet wat AI met binnenkomende mail doet.
Wat levert e-mailautomatisering je op?
Vul je eigen aannames in. De tijdwinst zit in sorteren, doorsturen en standaardantwoorden.
Rekenvoorbeeld op basis van jouw aannames, met 1.600 productieve uren per fte. In een kennismaking maken we het concreet voor jouw situatie.
Wat je krijgt
- Mail automatisch gesorteerd per project en onderwerp.
- Bijlagen direct op de juiste plek.
- Conceptantwoorden in je eigen toon.
- Signalen bij mail die blijft liggen.
Werkt met wat je al hebt
- Outlook en Exchange
- Gedeelde mailboxen
- SharePoint en projectmappen
- Teams
- Je boekhouding
- Je eigen Azure-omgeving
Zo starten we
We beginnen klein, op je eigen documenten, en leggen vooraf vast wat het moet opleveren.
- 1
Kennismaking
We bespreken hoe je dit werk nu doet en waar het vastloopt.
30 minuten - 2
Proef op eigen documenten
We testen op echte, afgeronde voorbeelden, zodat je de uitkomst zelf kunt controleren.
enkele weken - 3
Afstemmen op je werkwijze
We stemmen de AI af op je eigen terminologie, standaarden en controlepunten.
in overleg - 4
Dagelijks gebruik
Je team gebruikt de oplossing zelf, in je eigen omgeving, en we blijven bijsturen.
doorlopend
Plan een demo met je eigen documentenWe laten zien wat AI eruit haalt. Zonder verplichtingen.
Plan een demoWij werkten onder meer voor
Veelgestelde vragen over e-mailautomatisering met AI
Wat is e-mailautomatisering met AI?
E-mailautomatisering met AI is het automatisch sorteren, verwerken en beantwoorden van binnenkomende mail. AI herkent het onderwerp, koppelt de mail aan het juiste project, zet bijlagen op de juiste plek en maakt een conceptantwoord. Een medewerker controleert en verstuurt.
Verstuurt AI zelf mail?
Alleen als je dat wilt. Standaard zet AI een concept klaar en verstuurt je medewerker het. Voor eenvoudige, vaste berichten kan automatisch versturen een optie zijn.
Werkt het met Outlook en gedeelde mailboxen?
Ja. AI werkt binnen Microsoft 365 met persoonlijke en gedeelde mailboxen. Je hoeft geen ander mailprogramma te gebruiken.
Hoe zit het met privacy?
AI leest alleen de mailboxen die je aanwijst. Alles blijft binnen je eigen Microsoft-omgeving. We tekenen een verwerkersovereenkomst.
Waar blijft onze mail?
Bij voorkeur in je eigen Microsoft- of Azure-omgeving binnen de EU. We tekenen een verwerkersovereenkomst en werken met zakelijke AI-diensten waarbij je data niet wordt gebruikt om modellen te trainen.
Wat kost e-mailautomatisering met AI?
Dat hangt af van het aantal mailboxen en de koppelingen die nodig zijn. Je krijgt vooraf een voorstel met de scope, de uren en de kosten. We beginnen met een proof of concept, zodat je met een beperkte investering ziet of het werkt.
Plan een kennismaking
In 30 minuten bespreken we je situatie en laten we zien wat AI met je eigen documenten kan. Laat je gegevens achter, dan bellen we je om een moment te plannen.
- Een eerlijk antwoord, ook als AI voor jou niet de oplossing is.
- Vooraf een voorstel met scope, uren en kosten.
- Je data blijft in je eigen omgeving, met verwerkersovereenkomst.
Liever direct bellen? 050 211 2304, op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur.