Facturen automatisch verwerken met AI
AI leest inkoopfacturen en financiƫle documenten uit. Het controleert ze tegen bestellingen en contracten en zet ze klaar in je boekhouding.
Gebouwd door DataNorth AI uit Groningen, draait in je eigen omgeving
Elke factuur overtypen en controleren kost tijd
Een bouwbedrijf krijgt facturen van tientallen onderaannemers en leveranciers. Elke factuur moet naar het juiste project en moet worden gecontroleerd. Fouten en dubbele facturen glippen er zo doorheen.
- Automatisch uitlezenLeverancier, bedragen, btw, project en kostensoort uit elke factuur.
- Controle tegen bestelling en contractPrijzen en hoeveelheden vergeleken met de opdracht of de offerte.
- Afwijkingen gemarkeerdDubbele facturen, meerwerk zonder opdracht en afwijkende tarieven.
- Klaar voor de boekhoudingCoderingen voorgesteld en klaargezet voor goedkeuring.
| Taak | Handmatig | Met AI |
|---|---|---|
| Factuur invoeren | Overtypen per factuur | Automatisch uitgelezen |
| Project en kostensoort | Zoeken en navragen | Voorgesteld op basis van eerdere boekingen |
| Controle tegen de opdracht | Steekproefsgewijs | Bij elke factuur |
| Dubbele facturen | Soms pas bij de jaarafsluiting | Direct gesignaleerd |
| Goedkeuring projectleider | Rondmailen en wachten | Klaargezet met de afwijkingen erbij |
AI leest uit en controleert. Je administratie keurt goed en boekt.
Zo ziet een factuurcontrole eruit
Kies een voorbeeld. Je ziet wat AI uit de factuur haalt en welke punten aandacht vragen.
Wat levert factuurverwerking met AI je op?
Vul je eigen aannames in. Naast tijdwinst voorkom je dubbele betalingen en meerwerk zonder opdracht.
Rekenvoorbeeld op basis van jouw aannames, met 1.600 productieve uren per fte. In een kennismaking maken we het concreet voor jouw situatie.
Wat je krijgt
- Automatisch uitgelezen facturen met project en kostensoort.
- Controle tegen bestellingen, offertes en contracten.
- Signalen bij dubbele facturen, afwijkende prijzen en btw.
- Goedkeuringsstromen voor projectleiders.
Werkt met wat je al hebt
- PDF en scans
- Facturen uit de mailbox
- Boekhoudpakket via koppeling
- Je projectadministratie
- SharePoint
- Je eigen Azure-omgeving
Zo starten we
We beginnen klein, op je eigen documenten, en leggen vooraf vast wat het moet opleveren.
- 1
Kennismaking
We bespreken hoe je dit werk nu doet en waar het vastloopt.
30 minuten - 2
Proef op eigen documenten
We testen op echte, afgeronde voorbeelden, zodat je de uitkomst zelf kunt controleren.
enkele weken - 3
Afstemmen op je werkwijze
We stemmen de AI af op je eigen terminologie, standaarden en controlepunten.
in overleg - 4
Dagelijks gebruik
Je team gebruikt de oplossing zelf, in je eigen omgeving, en we blijven bijsturen.
doorlopend
Plan een demo met je eigen documentenWe laten zien wat AI eruit haalt. Zonder verplichtingen.
Plan een demoWij werkten onder meer voor
Veelgestelde vragen over facturen verwerken met AI
Wat is facturen verwerken met AI?
Facturen verwerken met AI is het automatisch uitlezen, controleren en klaarzetten van inkoopfacturen. AI koppelt elke factuur aan het juiste project en de juiste bestelling en signaleert afwijkingen. De administratie keurt goed en boekt.
Werkt het met ons boekhoudpakket?
Meestal wel, via een koppeling of een export. Bekende pakketten zoals Exact, AFAS en Twinfield bieden die mogelijkheid. Welke route het beste werkt, zoeken we in de kennismaking uit.
Kent AI de regels die in de bouw gelden?
Ja. AI controleert onder meer op verlegde btw bij onderaannemers, op afspraken over de G-rekening en op meerwerk zonder opdracht. Die controles stemmen we af op je eigen werkwijze.
Wat als een factuur slecht leesbaar is?
AI leest ook scans en foto's. Bij twijfel markeert het de factuur voor een handmatige controle. Er wordt niets geboekt zonder goedkeuring.
Waar blijven onze facturen?
Bij voorkeur in je eigen Microsoft- of Azure-omgeving binnen de EU. We tekenen een verwerkersovereenkomst en werken met zakelijke AI-diensten waarbij je data niet wordt gebruikt om modellen te trainen.
Wat kost facturen verwerken met AI?
Dat hangt af van het aantal facturen en de koppelingen die nodig zijn. Je krijgt vooraf een voorstel met de scope, de uren en de kosten. We beginnen met een proof of concept, zodat je met een beperkte investering ziet of het werkt.
Plan een kennismaking
In 30 minuten bespreken we je situatie en laten we zien wat AI met je eigen documenten kan. Laat je gegevens achter, dan bellen we je om een moment te plannen.
- Een eerlijk antwoord, ook als AI voor jou niet de oplossing is.
- Vooraf een voorstel met scope, uren en kosten.
- Je data blijft in je eigen omgeving, met verwerkersovereenkomst.
Liever direct bellen? 050 211 2304, op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur.